AI OFFICE

사용 안내

AI 직원들에게 일을 맡기고, 휴대폰으로 보고를 받고, 확인해서 승인하는 방법입니다.

1. AI Office는 이렇게 일합니다

AI Office에는 AI 직원 6명이 있습니다. 대표님이 + 대표 지시로 일을 맡기면 한결(총괄 비서실장)이 계획을 세워 담당 직원에게 나누고, 직원들이 초안을 만들면 한결이 결과를 확인해 종합 보고를 올립니다.

대표님: 할 일을 적어 맡깁니다.
한결: 계획을 세우고 팀에 나눕니다.
직원들: 초안(글·표·기획안)을 만듭니다. 한결이 한 번 더 검토합니다.
한결: 결과를 모아 종합 보고를 올립니다. 휴대폰으로 알림이 갑니다.
대표님: 읽고 승인하거나 수정 요청을 합니다.

AI가 만든 결과는 초안입니다. AI Office는 메일 발송·게시·결제 같은 바깥 일을 하지 않습니다. 결과를 밖에서 쓰는 것은 대표님이 확인한 뒤 직접 하십니다.

2. 처음 로그인하기

관리자에게 받은 오피스 주소·아이디·임시 비밀번호로 로그인합니다. 처음 들어오면 안내가 차례로 나옵니다.

이용약관·개인정보처리방침에 동의합니다.
임시 비밀번호를 대표님만 아는 비밀번호(10자 이상)로 바꿉니다.
회사 소개를 적고 업종을 고릅니다. 업종에 맞게 직원들의 직함과 맡는 일이 바뀝니다.
예시 업무 하나를 눌러 첫 일을 맡겨 봅니다.

처음 로그인하면 약관 동의부터 시작합니다

회사 소개와 업종을 적으면 모든 직원이 그 내용을 알고 일합니다

회사 소개는 나중에 메뉴 → 회사 소개에서 언제든 고칠 수 있습니다. 자세히 적을수록 결과가 우리 회사에 맞게 나옵니다.

3. 휴대폰에 설치하고 알림 켜기

휴대폰 브라우저로 오피스 주소에 들어가면 AI Office 앱으로 설치 안내가 나옵니다. 설치를 누르면 홈 화면에 아이콘이 생겨 앱처럼 열 수 있습니다.

휴대폰에서는 직원 카드로 보이고, 위에 설치 안내가 나옵니다

알림은 아침 보고 화면의 예약·알림 설정에서 이 기기에서 알림 켜기를 누르면 됩니다. 알림을 받을 기기마다 한 번씩 켭니다.

예약·알림 설정: 이 기기에서 알림 켜기

보고 도착 — 한결의 종합 보고가 나왔을 때
대표 판단 필요 — 대표님이 정하거나 채워야 할 것이 생겼을 때
오류로 멈춤 — 일이 오류로 멈췄을 때
잔액 알림 — 충전 잔액이 적거나 없을 때

밤 10시~아침 7시에는 알림을 보내지 않고 모아 두었다가 아침에 보냅니다. 알림에는 업무 제목만 들어가고 내용은 들어가지 않습니다.

4. 화면 둘러보기

사무실: 직원마다 지금 하는 일이 보입니다

위쪽 숫자 — 진행 중·입력 필요·검토 대기·오류 업무 수. 누르면 그 업무만 모아 봅니다.
아침 보고 — 매일 아침 한 장짜리 보고(켜 둔 경우).
사무실 — 직원을 누르면 그 직원의 업무·대화·기억을 봅니다.
업무 목록 — 맡긴 업무 전체와 상태.
판단함 — 대표님이 지금 해야 할 일(승인·답하기)만 모아 둔 곳.
결과물 — 지금까지 만든 결과 문서 찾기.

[메뉴]: 회사 소개·직원 관리·보안 설정·잔액·충전 등

5. 일 맡기기

오른쪽 위 + 대표 지시를 누릅니다.
업무 템플릿을 고르면 채울 칸이 나옵니다(직접 써도 됩니다).
업무명과 지시를 적습니다.
지시 저장을 누르면 계획부터 결과까지 자동으로 진행됩니다.

새 업무 지시: 템플릿을 고르면 채울 칸이 나옵니다

잘 맡기는 요령 — 무엇을(결과물), 누구에게(대상 고객), 어디에 쓸지(인스타그램·블로그·안내문 등), 분량을 적어 주세요. 가격·날짜처럼 아직 모르는 것은 비워 두면 직원들이 "미정" 표시로 남깁니다.

반복 — 매일·평일·매주 같은 시각에 같은 일을 자동으로 맡깁니다(예: 매주 월요일 SNS 계획).
앞 업무 — 앞 업무가 끝나면(승인하면) 이어서 시작합니다(예: 메뉴 기획이 끝나면 홍보 글).

6. 진행 지켜보기

업무를 누르면 오른쪽에 계획·배정된 작업·진행 상황이 보입니다. 보통 몇 분 안에 계획 → 팀 작업 → 검토 → 종합 보고까지 끝납니다. 창을 닫아 두어도 일은 계속됩니다.

진행 중인 업무: 한결의 계획과 담당 팀의 작업 상태

7. 결과 확인하고 승인하기

보고가 나오면 업무 위에 보고서 보기 결과 승인 수정 요청이 나옵니다. 결과 탭에서 팀 결과를 하나씩 미리 보거나 내려받을 수 있습니다.

보고 도착: 보고서를 읽고 승인하거나 수정을 요청합니다

한결의 종합 보고: 한눈에 보기 · 준비된 결과 · 대표님이 채워야 할 것 · 다음 행동

결과 승인은 문서를 확정하는 것입니다. 실제로 게시·발송한 뒤에는 실제 실행 완료를 눌러 표시해 두면 나중에 찾기 쉽습니다.

8. 고쳐 달라고 하기

수정 요청을 누르고 고칠 작업을 고른 뒤, 무엇을 고칠지 적어 수정 요청 보내기를 누릅니다. 새 버전(v2, v3…)으로 다시 만들어지고, 예전 결과도 그대로 남습니다.

수정 요청: 정해진 가격·날짜를 알려 주면 결과에 반영합니다

9. 판단함 — 대표님 차례만 모아 보기

판단함에는 승인 대기, 계획에서 나온 미정 사항(예: 가격·출시일), 멈춘 일처럼 대표님이 해야 할 것만 모입니다. 미정 사항은 여기서 바로 답하면 그 답으로 결과를 고쳐 줍니다.

판단함: 지금 해야 할 일과 대표님이 채우거나 정할 것

10. 직원과 대화하고 기억시키기

사무실에서 직원을 누르고 대화 탭에서 짧게 묻고 답을 들을 수 있습니다. 직원은 자기가 했던 업무 결과를 참고해 답합니다. 긴 문서가 필요하면 이 대화로 업무 만들기를 누르세요.

마케팅팀 마루와 대화: 참고한 결과가 함께 나옵니다

기억 — "가격은 항상 부가세 포함으로 쓴다"처럼 늘 지켜야 할 것은 대화 옆 기억하기 또는 기억 탭에 저장하세요. 그 직원(또는 모든 직원)이 앞으로 계속 지킵니다.

11. 회의 열기

회의 열기로 직원 2~6명을 모아 한 주제를 의논하게 할 수 있습니다. 진행자와 비판자를 정할 수 있고, 끝나면 결정·미결정·후속 업무가 정리됩니다. 후속 업무를 골라 고른 후속 업무 등록을 누르면 바로 업무가 됩니다.

회의실: 주제·참석자·진행자를 고르고 [회의 시작]

12. 예전 결과 찾기

결과물에서 검색어·직원·기간으로 지금까지 만든 결과를 찾고, 미리 보거나 내려받을 수 있습니다.

결과물 검색

13. 회사 소개와 직원 구성 바꾸기

메뉴 → 회사 소개에서 업종·하는 일·고객·강점·말투·꼭 지킬 것을 고치고, 업종별 직원 구성을 바꿀 수 있습니다. 직원 이름과 지난 결과는 그대로이고 직함·맡는 일·업무 지침만 바뀝니다.

회사 소개·직원 구성

메뉴 → 직원 관리에서는 직원의 이름·직함·맡는 일·업무 지침을 고치거나, 새 직원을 들이거나(최대 10명), 퇴사 처리할 수 있습니다. 지침은 버전으로 남아 언제든 되돌릴 수 있습니다.

직원 관리

14. 아침 보고(선택)

켜 두면 매일 정한 시각에 AI 소식을 모아 정리하고, 밤사이 업무와 묶어 한 장짜리 아침 보고를 올립니다. 아침 보고 → 예약·알림 설정에서 켜고 시각·요일을 정합니다. 매일 AI 작업이 몇 번 돌므로 잔액이 조금씩 쓰입니다.

아침 보고 화면

15. 잔액과 충전

AI Office는 선불 충전 방식이고 월 기본료는 없습니다. AI 작업·대화·회의를 할 때마다 쓴 만큼 잔액에서 빠집니다. 업무마다 쓴 금액은 업무 화면 아래 "이 업무에 쓴 금액"에 나옵니다.

메뉴 → 잔액·충전을 엽니다.
처음 한 번 세금계산서 받을 정보(사업자등록번호·상호·대표자·이메일)를 적습니다.
충전 금액을 고르고 입금자 이름을 적어 충전 요청을 누릅니다.
안내된 계좌로 충전 금액 + 부가세 10%를 보냅니다.
관리자가 입금을 확인하면 잔액이 들어가고, 세금계산서가 이메일로 발행됩니다.

잔액·충전: 남은 잔액, 이번 달 사용, 충전 요청

잔액이 마지막 충전의 20% 아래로 줄면 휴대폰으로 알려 드립니다. 잔액이 0이 되면 새 AI 작업이 멈추고(지난 결과는 그대로 볼 수 있음), 충전되면 바로 이어집니다.

16. 보안 설정

비밀번호 바꾸기 — 메뉴 → 보안 설정. 바꾸면 다른 기기의 로그인은 모두 끊깁니다.
2단계 인증(권장) — 휴대폰 인증 앱(Google Authenticator 등)의 6자리 코드가 있어야 로그인됩니다. 비밀번호가 새어도 안전합니다. 켤 때 나오는 복구 코드 10개는 꼭 보관하세요.
모든 기기 로그아웃 — 휴대폰을 잃어버렸을 때 누르세요.
손님 계정 — 다른 사람에게 보여 줄 체험용 계정입니다. 대표님 업무와 분리되어 있고, 설정은 바꿀 수 없습니다.

보안 설정: 2단계 인증과 비밀번호 바꾸기

17. 자료 내보내기

메뉴 → 회사 소개 창 맨 아래 ZIP 내려받기를 누르면 업무 목록, 결과 문서(모든 버전), 직원과의 대화, 회의 기록, 기억, 잔액 내역을 파일 하나로 받습니다. 표는 엑셀에서 바로 열립니다. 백업 삼아 가끔 받아 두셔도 좋습니다.

18. 자주 묻는 질문

AI가 쓴 내용을 그대로 써도 되나요?

초안으로 보시고 꼭 확인한 뒤 쓰세요. 직원들은 모르는 가격·날짜를 지어내지 않고 "미정" 표시로 남기도록 되어 있고, 한결의 종합 보고에 "대표님이 채워야 할 것"과 "확인이 필요한 점"을 따로 모아 드립니다.

비용은 얼마나 드나요?

쓴 만큼만 잔액에서 빠집니다. 실제 운영 기록으로 업무 1건(계획·팀 작업·검토·종합 보고까지)이 평균 약 80~120원, 아침 보고는 하루 약 90원이었습니다(부가세 별도). 글이 길거나 수정을 여러 번 하면 더 들고, 업무마다 쓴 금액이 업무 화면 아래에 나옵니다.

입력한 내용은 어디에 저장되나요?

회사마다 따로 분리된 데이터베이스에 저장됩니다. AI 작업을 할 때 그 업무의 글이 구글 AI(미국)로 전송되어 처리되고, 서버는 일본(오사카) 데이터센터에 있습니다. 입력하신 내용을 AI 학습에 쓰지 않습니다. 자세한 내용은 개인정보처리방침을 보세요.

고객 정보를 넣어도 되나요?

가능하면 고객 이름·전화번호 같은 개인정보는 지우고 넣어 주세요. 문의 답장을 쓸 때도 "받은 문의 내용"에서 이름·연락처는 빼고 붙여 넣으면 됩니다.

휴대폰 알림이 오지 않아요.

알림을 받을 기기에서 예약·알림 설정 → 이 기기에서 알림 켜기를 눌렀는지, 휴대폰 설정에서 브라우저(또는 설치한 앱)의 알림이 허용되어 있는지 확인하세요. 아이폰은 홈 화면에 설치한 앱에서만 알림을 받을 수 있습니다(iOS 16.4 이상). 시험 알림 보내기로 확인할 수 있습니다. 밤 10시~아침 7시에는 아침까지 기다렸다 보냅니다.

위쪽 "실행 방식"은 무엇인가요?

평소에는 API 자동으로 두세요. "데모"는 고정된 예시 글만 나오는 시험용이고, "수동 전달"은 대표님이 직접 다른 AI 서비스에 붙여 넣어 결과를 가져오는 방식입니다.

직원을 더 둘 수 있나요?

메뉴 → 직원 관리 → 새 직원 들이기에서 최대 10명까지 둘 수 있습니다. 이름·직함·맡는 일·업무 지침을 적으면 한결이 계획할 때 그 직원에게도 일을 나눕니다.

그만 쓰고 싶으면 어떻게 하나요?

관리자에게 해지를 요청하세요. 해지하면 오피스가 닫히고, 약관에 정한 보관 기간이 지나면 자료가 지워집니다. 그 전에 ZIP 내려받기로 자료를 받아 두세요. 쓰지 않은 유료 충전 잔액은 약관에 따라 돌려드립니다.

도움이 필요할 때

오피스를 만들어 준 관리자에게 연락해 주세요.
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